Power point biasanya digunakan sebagai media presentasi untuk sebuah pekerjaan, pembelajaran, dan sebagainya. Di dalamnya pasti terdapat gambar, diagram, audio, hingga video yang mendukung presentasi. Namun hal tersebut juga membuat ukuran dari file PPT menjadi semakin besar.

Jika kamu hanya menggunakannya tanpa membagikan kepada orang lain mungkin tidak masalah, tapi yang menjadi kendala ketika kamu dihadapkan pada situasi yang mengharuskan mu melampirkan file tersebut pada email yang mengirimya pada seseorang.

Sayangnya ukuran file yang dikirim melalui email biasanya telah dibatasi. Oleh sebab itu, hal yang bisa kamu lakukan adalah menekan ukuran file dengan cara compress PDF. Lalu bagaiman sih cara untuk mengecilkan ukuran file PPT? Apa saja langkahnya? Yuk simak, kuotabro.com akan membagikan tipsnya di bawah ini.

Cara Mengurangi Ukuran File Power Point

Untuk mengendapatkan hasil yang diinginkan, ada beberapa langkah yang harus kamu lakukan dalam mengecilkan ukuran file power point dan mendapatkan hasil yang optimal. Berikut cara mengurangi ukuran file PPT.

1. Kompres gambar

Gambar menjadi salah satu bagian dari presentasi yang memniliki ukuran besar. Oleh karena itu mengompres gambar yang ada di PPT akan mengurangi ukuran file secara keseluruhan. Untuk mengecilkannya kamu harus memilih gambar dalam file PPT lebih dulu. Pilih “picture tools” kemudian “format”. Akan muncul beberapa pilihan lalu klik “compress pictures”. Setelah memilih menu compress maka akan ada menu pop up baru yang menampilkan pengaturan kompresi gambar.

Ada dua pengaturan kunci yang harus kamu pastikan tercentang. Pertama “delete cropped areas of pictures” yang berfungsi untuk menghilangkan piksel pada gambar. Selanjutkan aturlah resolusi pada bagian bawah bagan. Misalnya 96 ppi atau kamu bisa memilihnya sesuai keinginan untuk benar-benar mengurangi ukuran gambar dan file PPT. Jika gambar yang kamu pilih berskala besar, maka gunakanlah kunci ini untuk memperkecil ukuran filenya.

2. Kompres semua gambar pada PPT

Selanjutnya kamu bisa mengompres setiap gambar yang akan digunakan di PPT. Fitur ini cukup sederhana, yaitu dengan “hapus centang” pada menu “apply only on this picture” di jendela pop up compress picture. Dengan begitu secara otomatis power point akan mengurangi ukuran semua gambar dalam file presentasi.

Ketika menggunakan fitur ini kamu juga harus berhati-hati. Walau bisa mengurangi ukuran gambar dalam file PPT, kamu harus memastikan bahwa tidak menghapus secara permanan area gambar yang dipotong dan digunakan kembali dibeberapa titik.

3. Simpan copy dengan PPI rendah

Mengecilkan ukuran gambar melalui fitur compress picture akan mengurangi resolusi gambar dalam PPT dan tentu akan memiliki banyak efek mengecilkan secara keseluruhan. Simpanlah file dengan versi PPI yang lebih rendah dengan memilih menu “file” lalu “save as”.

Kemudian pada tab advanced centang “discard editing data” yang akan menghapus riwayat file mu dan mengurangi ukuran file. Kamu juga bisa mengurangi resolusi ke ukuran yang lebih kecil sebagai langkah terakhir mengurangi ukuran file.

4. Masukkan link video

Video menjadi salah satu bagian dari presentasi yang biasa digunakan untuk mendukung kualitas presentasi. Tapi ternyata menambahkan video ke PPT akan membuat ukuran file menjadi besar. Pilihan lain untuk mengecilkan ukuran PPT yaitu denga menautkan pada objek multimedianya.

Caranya dengan menyertakan file video dalam bentuk link. Untuk menautkan video, browse ke tempat video disimpan lalu klik panah dropdown yang berada disebelah tab “insert”. seletalah itu pilih “link to file” untuk memasukan video dalam file PPT.

Menghubungkan ke video akan mereferensi file asli dan hanya sekedar menautkannya pada PPT bukan menambahkannya pada file PPT. Kelembahan dari cara ini apabila kamu menautkan video dan mengirimnya ke orang lain, maka video tidak bisa diputar dengan benar. Power point akan mencari video diperangkat lokal bukan dalam file PPT.

Menyimpan PPT Menjadi PDF

Untuk memudahkan mu dalam menjalankan pekerjakan ternyata kamu bisa menyimpan hasil presentasi ke dalam bentuk PDF. Dalam format PDF tata letak dan pemformatannya juga tidak akan berubah. Hal tersebut akan menjadikan file PDF data dibuka walau tidak memiliki power point. Akan tetapi, file yang sudah menjadi PDF tadi tidak bisa diubah kembali. Inilah cara menyimpan file PPT to PDF.

1. Buat dokumen PDF

Seletah kamu selesai mengerjakan presentasi maka buatlah dokumen PDFnya. Cara ini berbeda dengan cara compress PDF. Pilih menu “file” lalu “ekspor”. Pilih “buat dokumen PDF”.

2. Pilih lokasi penyimpanan

Setelahnya membuat dokumen PDF baru, maka akan muncul notifikasi “terbitkan sebagai PDF”. Kamu bisa memilih lokasi untuk menyimpan file.

3. Optimalkan tampilan PDF

Dalam bagian ini kamu bisa mengoptimalkan standar atau kualitas dari file. Kemudian ukuran file lalu klik “opsi” untuk memilih rentang slide melalui kotak “dari dan hingga” untuk menyimpan slide tertentu. Terakhir klik “Ok” dan “terbitkan”.

Seperti itulah cara yang bisa dilakukan dalam mengurangi ukuran PPT dan compress PPT to PDF. Kamu bisa memilih cara yang menurut mu paling mudah.